PERSONDATAPOLITIK FOR KUNDER OG SAMARBEJDSPARTNERE

1. THORSEN ADVOKATER SOM DATAANSVARLIG

Som advokat yder mine medarbejdere og jeg rådgivning til erhvervsvirksomheder, fonde og foreninger og – i et mere begrænset omfang – til privatpersoner, som oftest privatpersoner, der har tilknytning til de erhvervsvirksomheder, fonde og foreninger, som jeg rådgiver.

Jeg tilrettelægger selv min rådgivning og er derfor som udgangspunkt dataansvarlig for de personoplysninger, som jeg modtager fra både kunder, samarbejdspartnere, modparter og myndigheder i forbindelse med rådgivning og sagsbehandling.

Jeg udfører som udgangspunkt ikke administrationsopgaver for mine kunder og udfører derfor ikke opgaver med administration af personoplysninger efter instruks fra mine kunder. Jeg har derfor som udgangspunkt ikke rolle som databehandler.

2. HVORDAN INDSAMLER THORSEN ADVOKATER PERSONOPLYSNINGER

Jeg modtager typisk oplysninger om personer på følgende vis:

direkte fra kunder og samarbejdspartnere som led i indsamling af oplysninger som grundlag for min rådgivning og sagsbehandling,
fra offentlige myndigheder ligeledes som led i min rådgivning og sagsbehandling af opgaver for mine kunder,
fra modparter i forbindelse med forhandlinger, retssager m.v. og
fra andre rådgivere, der har tilknytning til min rådgivning og sagsbehandling for kunder, f.eks. banker, pensionsselskaber, forsikringsselskaber, revisorer og ejendomsmæglere.

3. HVILKE INFORMATIONER INDSAMLER THORSEN ADVOKATER

Jeg indsamler bl.a. følgende personoplysninger:

Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdatoer og andre almene personoplysninger
Oplysninger om bankforbindelser og bankkontonr.
Eventuelle oplysninger om familierelationer og relationer til andre, nært tilknyttede personer, såfremt dette er direkte relevant for min rådgivning og sagsbehandling
Oplysninger om økonomiske forhold, såfremt dette er relevant for min rådgivning og sagsbehandling

Jeg behandler også oplysninger om kontaktpersoner hos mine erhvervskunder, fonde og foreninger som personoplysninger.

I mere sjældne tilfælde kan det også blive relevant, at jeg behandler såkaldte personfølsomme oplysninger, såsom:

oplysninger om religiøs tilknytning,
oplysninger om strafferetlige forhold og
oplysninger om helbredsforhold.

Endelig indsamler jeg til opfyldelse af mine forpligtelser i henhold til hvidvasklovgivningen identitetsoplysninger i form af kopi af legitimationsdokumenter m.v., der bl.a. indeholder cpr. nr., pasnummer m.v.

Cpr. nr. for personer behandler jeg også, i det omfang cpr. nr. er krævet af offentlige myndigheder såsom Erhvervsstyrelsen, herunder CVR-registret og ejerregistret, SKAT, Tinglysningsretten eller andre til brug for identifikation af konkrete personer som led i min rådgivning og sagsbehandling.

4. HVAD ER FORMÅLET MED THORSEN ADVOKATERS INDSAMLING AF DISSE OPLYSNINGER?

Jeg indsamler udelukkende personoplysninger, som er relevante for mine medarbejderes og min rådgivning og sagsbehandling af opgaver på vegne kunder og samarbejdspartnere.

En række af de personoplysninger, jeg indsamler, indsamles under henvisning til krav fra de ovenfor under pkt. 3 anførte offentlige myndigheder.

5. DET JURIDISKE GRUNDLAG FOR BEHANDLINGEN

Grundlaget for min indsamling og behandling af personoplysninger er den aftale, jeg indgår med kunder og samarbejdspartnere om rådgivning og den til rådgivningen relaterede sagsbehandling.

I visse tilfælde vil indsamling og behandling af personoplysninger have lovgivning og administrative forskrifter som grundlag.

6. THORSEN ADVOKATERS VIDEREGIVELSE AF PERSONLIGE OPLYSNINGER

Jeg videregiver og overlader personlige oplysninger til samarbejdspartnere, offentlige myndigheder og eventuelt modparter, hvis dette er relevant og sagligt begrundet i den opgave, som jeg har påtaget mig at løse for mine kunder og samarbejdspartnere.

Jeg benytter databehandlere placeret i Danmark til at understøtte min forretning i form af sagsstyringssystemer, tidsregistreringssystemer, faktureringssystemer, e-mail, telefon m.v., til hvilke jeg i visse situationer overlader personlige oplysninger. Tilsvarende gælder for leverandører af serviceydelser som banker, forsikringsselskaber og leverandør af advokatbogholderiydelser og ekstern rådgivningsbistand med ejendomshandler.

Jeg har hvor relevant indgået databehandleraftaler med sådanne databehandlere, til hvem jeg overlader personoplysninger til behandling. Jeg begrænser omfanget og karakteren af de personoplysninger, der overlades til sådanne databehandlere, som dette er praktisk muligt.

Oplysninger om cpr. nr. videregiver jeg alene til myndigheder og samarbejdspartnere, såfremt dette er nødvendigt for opfyldelse af lovkrav eller krav i henhold til andre administrative forskrifter.

Personfølsomme oplysninger videregiver jeg som udgangspunkt kun på grundlag af et udtrykkeligt samtykke fra den eller de berørte personer til en sådan videregivelse, idet nogle af mine databehandlere dog i begrænset omfang kan have adgang til sådanne oplysninger i mine systemer.

7. DE REGISTREREDE PERSONERS RETTIGHEDER

I henhold til persondataforordningen har de personer, for hvilke jeg behandler oplysninger, en række rettigheder.

Som en person, der har registreret personoplysninger hos Thorsen Advokater, har du således:

ret til at indsigt i, hvilke personoplysninger jeg behandler om dig,
ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, jeg behandler om dig,
ret til at få slettet de personoplysninger, jeg har registreret om dig, idet jeg efter anmodning sletter sådanne oplysninger, som jeg ikke efter lov eller andre saglige formål er forpligtet eller berettiget til at gemme og
ret til at tilbagekalde et samtykke vedrørende behandling af følsomme personoplysninger, du måtte have give mig, hvilket betyder, at denne behandling herefter ophører, medmindre jeg efter lovgivningen er pålagt at behandle disse personoplysninger.

Adgangen til personoplysninger kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse eller af hensyn til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan ved skriftlig anmodning til mig enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger eller gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger eller få slettet dine personoplysninger.

Anmodningen skal underskrives af dig og skal indeholde dit navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Du kan også få udleveret oplysningerne i tilgængelig, elektronisk form (dataportabilitet).

Du kan også kontakte advokat Mark Thorsen på telefon 20 20 19 58, på e-mail mark@thorsenadvokater.dk eller ved brev til adressen Skalbakken 8 A, 2720 Vanløse, hvis du mener, at jeg behandler din persondata i strid med forordningens bestemmelser eller lovgivningen i øvrigt.

Hvis din indsigelse er berettiget stopper jeg med behandlingen og sletter dine data, medmindre jeg er forpligtet til at opbevare dem efter lovgivningen eller ud fra karakteren af den rådgivning og dertil relateret sagsbehandling, jeg har foretaget indtil da.

Endelig har du ret til at klage over min behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. En sådan klage kan indsendes til Datatilsynet, www.datatilsynet.dk, Borgergade 28, 5., 1300 København K, tlf. 33 19 32 00.

8. OPBEVARINGSSIKKERHED

Jeg tilstræber en høj grad af sikkerhed omkring de personoplysninger, som jeg behandler.

Tiltag til sikkerhed omfatter bl.a. aflåsning af lokaler, opbevaring af særligt personfølsomme oplysninger i aflåste arkivskabe, anvendelse af anerkendte leverandører af administrative systemer for advokatkontorer og anerkendte hostingpartnere med fokus på datasikkerhed, anvendelse af login-begrænsninger, således at det alene er medarbejdere, der har behov for personoplysningerne som led i deres bistand og sagsbehandling, der også kan få adgang til personoplysningerne.

Der foretages log af medarbejdernes adgang til systemer og personoplysninger.

For at undgå datatab, tager Thorsen Advokater løbende back-up af vores dataset ligeledes ved anerkendt hosting- og backupcenter.

I tilfælde af sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for de registrerede for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil jeg underrette dig om sikkerhedsbruddet hurtigst muligt.

Endelig har jeg indarbejdet sletteprocedurer for personoplysninger, der omfatter personoplysninger både i e-mails, dokumenter m.v.

Disse sletteprocedurer tager udgangspunkt i Advokatsamfundets retningslinjer for sletteprocedurer i relation til advokatvirksomheder og indebærer, at personoplysningerne slettes enten 5 eller 10 år efter, at rådgivningen er gennemført, alt efter karakteren af personoplysningerne, rådgivningen og det dermed forbundne ansvar for mig som advokat.

9. COOKIES

Thorsen Advokater anvender ikke cookies.

10. KONTAKT

Såfremt du har spørgsmål, kommentarer eller klager til Thorsen Advokaters behandling af personoplysninger, kan du henvende dig til advokat Mark Thorsen på tlf. 20 20 19 58 eller adressen Skalbakken 8 A, 2720 Vanløse.

MAJ 2018